Verklaring omgang met persoonsgegevens

 

Wie zijn wij?

Wij zijn Certos. Certos is Certos Techniek B.V. (KvK 66329981) en Certos Holland B.V. (KvK 28044739).

Onze bedrijfs- en contactgegevens luiden als volgt:

Meer en Duin 40

2163 HC Lisse

Telefoon 0252 419 149

Website www.certos.nl

 

Waarom een verklaring?

Net zoals ieder ander bedrijf, verzamelen wij gegevens. Voor commerciële doeleinden, om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving, voor communicatie met onze klanten of overheidsinstanties enzovoorts. Met het verzamelen van gegevens, komen ook plichten als het gaat om informatie die (potentieel) privacy gevoelig zijn. Daarbij kan je denken aan situaties als werving en selectie, (contracts)onderhandelingen, bemiddeling of het ter beschikking stellen van personeel. Daarbij maken we een beoordeling van de geschiktheid en de beschikbaarheid van personeel voor bemiddeling naar een opdracht. Of het nu gaat om werken in loondienst of als ZZP-er, wij krijgen de beschikking over privé gegevens.

 

Wat willen wij met deze verklaring?

Als Certos zijnde willen wij je informeren en willen wij transparant zijn hoe wij omgaan met persoonsgegevens van sollicitanten, medewerkers, zelfstandigen en opdrachtgevers. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft daarvoor de kaders. Hieronder tref je een uitleg aan hoe wij dat in praktische zin toepassen.

 

Wat is een ‘persoonsgegeven’?

Een persoonsgegeven is volgens de AVG ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Dit is alle informatie die direct over iemand gaat dan wel naar een persoon te herleiden is.

 

Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen gegevens via onze site, via de mail, per brief of anderszins. Bijvoorbeeld omdat je bij ons solliciteert of als jij je gegevens voor een ander doel bij ons achterlaat omdat je bijvoorbeeld als ZZP-er voor ons aan de slag wil.

Maar ook kan Certos sociale media inzetten om contact te leggen met potentiële kandidaten, bijvoorbeeld via LinkedIn. Als je geïnteresseerd bent, nodigen wij je uit om bij ons te solliciteren en dan is deze verklaring van toepassing. Heb je geen interesse, dan stopt het contact en leggen wij geen gegevens vast.

 

Wanneer bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren en gebruiken persoonsgegevens als er sprake is van één van de volgende situaties:

• jij hebt toestemming gegeven;

Bijvoorbeeld omdat je bij ons solliciteert. Zodra jij je brief met c.v. aan ons stuurt, wil je dat wij je leren kennen en daarmee geef je toestemming dat wij jouw gegevens gebruiken.

• het is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst;

Bijvoorbeeld het dienstverband. Je moet in onze administratie opgenomen worden om je loon uitbetaalt te krijgen.

• er een wettelijk plicht is;

Als je voor ons aan de slag gaat, zullen wij het UWV en de Belastingdienst daarover moeten informeren.

• Certos een gerechtvaardigd belang heeft;

Bijvoorbeeld als Certos bij langdurige ziekte bezwaar wil maken bij het UWV.

 

Welke persoonsgegevens verzamelen en gebruiken we?

Via de website of sociale Media:

• vrijwillig door jou geplaatste berichten en de daarbij behorende gegevens op onze website of op onze accounts op sociale media;
• op andere wijze vrijwillig door jou achtergelaten berichten en gegevens, bijvoorbeeld omdat je via de site solliciteert, een aanmeldformulier invult et cetera.

 

Bij een sollicitatie en werving en selectie van een kandidaat:

• de contactgegevens zoals je e-mailadres, huisadres, telefoonnummer en als je die hebt toegevoegd, een foto van jou;
• je geboortegegevens, je leeftijd en geslacht;
• jouw c.v. en daarmee jouw gegevens over je opleiding en werkervaring en eventueel ook andere gegevens zoals het bezit van een rijbewijs;
• eventueel je werk- en verblijfsvergunningen;
• gegevens over je beschikbaarheid, gewenste functie en salaris;
• eventuele andere gegevens die van belang kunnen zijn, zoals referenties en getuigschriften.

 

Als je voor ons werkt:

Voor een werknemer als een ZZP-er geldt in beginsel het zelfde. Wij verzamelen alle bovenstaande gegevens én;

• je burgerservicenummer (BSN) of KvK en BTW nummer;
• het documentnummer van je paspoort of rijbewijs;
• je bankrekeningnummer;
• gegevens m.b.t. verzuim en bij langdurig ziekteverzuim maken we een dossier aan;
• feedback van onze opdrachtgevers of relaties over jou;
• verslagen van functioneringsgesprekken, klachten of waarschuwingen.

 

Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij delen jouw persoonsgegevens uitsluitend met anderen voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou. Het gaat hierbij onder meer om onze accountant, ons salarisadministratiekantoor, onze arbodienst en pensioenfondsen. Maar ook als er sprake is van een wettelijke plicht zoals dat het geval is bij het UWV of de Belastingdienst.

Gaat het om een sollicitatie en bemiddeling naar een opdrachtgever van ons, dan delen wij je persoonsgegevens alleen met een opdrachtgever nadat jij ons daar toestemming voor hebt gegeven.

 

Hoe bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens zo lang als dat nodig is om de in deze privacyverklaring omschreven doeleinden te kunnen realiseren. Dit betekent dat wij jouw persoonsgegevens minimaal bewaren voor de duur van de arbeidsovereenkomst. Op grond van fiscale wetgeving zijn wij echter verplicht om persoonsgegevens die worden vermeld in documenten die behoren tot onze bedrijfsadministratie gedurende 7 jaar te bewaren.

Als het gaat om een sollicitatie, bewaren wij je gegevens twee jaar. Certos heeft vele opdrachtgevers en voortdurend (nieuwe) opdrachten. Het kan zo maar zijn dat er tijdens de sollicitatie geen passende opdracht is, maar deze op een moment daarna wel beschikbaar komt. Voor die situatie willen wij graag snel kunnen schakelen en je kunnen vragen of je interesse hebt. Na twee jaar zenden wij je een mail met de vraag of je in ons bestand wil blijven. Als dat niet zo is, dan verwijderen wij jouw gegevens.

 

De beveiliging van jouw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en ongeoorloofd gebruik door derden, zoals hacking, spamming of verspreiding van virussen voor zover dit binnen onze macht ligt. Indien je toch denkt dat er misbruik is gemaakt van jouw persoonsgegevens, dan kun je contact met ons opnemen.

 

Welke rechten heb je?

Je hebt de volgende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens en de verwerking ervan:

• het recht op inzage in jouw persoonsgegevens; je kan ons altijd vragen om jouw persoonsgegevens te bekijken en een overzicht daarvan te krijgen;
• het recht op wijziging van jouw persoonsgegevens. Als je veranderingen wil aanbrengen in jouw persoonsgegevens, kan je hiertoe een verzoek bij ons indienen;
• het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te wissen (het recht om vergeten te worden);
• het recht op overdracht van jouw persoonsgegevens aan een derde, zoals een andere werkgever;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Als het gaat om een verzoek om inzage, wijziging, wissen, beperking of overdracht in of van persoonsgegevens dan zullen wij zo snel mogelijk en in elk geval binnen één maand aan jouw verzoek voldoen, tenzij dit niet mogelijk is op grond van specifieke wet- en regelgeving, zoals de fiscale bewaarplicht. In dat geval laten wij je dat binnen genoemde termijn weten. Als je een dergelijk verzoek bij ons indient, dan kan dit uiteraard tot gevolg hebben dat wij de arbeidsovereenkomst niet (meer) kunnen uitvoeren.

Als je een klacht hebt over het gebruik van jouw persoonsgegevens door ons dan kun hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijziging van deze verklaring

Certos kan te allen tijde veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in deze verklaring. De meest actuele verklaring is te vinden op de website van Certos. Deze versie is in maart 2024.